Kancelaria księgowa "Bifin"KSIĘGOWOŚĆ DLA FIRM
Księgowość małej firmy od planu kont do zamknięcia roku
Kancelaria księgowa Bifin w Warszawie prowadzi bieżącą ewidencję, monity i miesięczne uzgodnienia tak, by zamknięcie roku było formalnością, a nie gaszeniem pożaru.
Mała firma generuje codziennie dokumenty, które muszą trafić we właściwe miejsce w planie kont, zostać powiązane z płatnością i domknąć się w okresie rozliczeniowym. Gdy ten łańcuch się rwie — brakuje faktury, monitu albo wpisu o przebiegu pojazdu — narasta bałagan, który w grudniu i styczniu kosztuje czas właściciela i księgowego. Bifin buduje proces od pierwszego kontaktu: ustala zakres, mapuje dokumenty i prowadzi klienta przez miesiąc roboczy aż do pakietu rocznego.
Co obejmuje obsługa w Bifin
Zespół zajmuje się pełnym cyklem księgowym dla jednoosobowych działalności, spółek cywilnych i małych spółek z o.o. W praktyce oznacza to prowadzenie ksiąg lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencję VAT, rejestr środków trwałych oraz podstawową obsługę płac — listy płac, deklaracje ZUS i PIT-4R w zakresie uzgodnionym z klientem.
Osobny tor to monity za nieopłacone faktury sprzedażowe. Nie zastępujemy windykacji sądowej. Robimy to, czego często brakuje w małym biurze: systematyczne przypomnienia, status płatności w ewidencji i jasny sygnał do właściciela, kiedy należność przestaje być „zaległa o tydzień", a zaczyna wymagać decyzji.
Dla firm z samochodami prowadzimy ewidencję przebiegu oraz kosztów eksploatacji w układzie wymaganym do rozliczenia VAT i kosztów uzyskania przychodu. Klient dostarcza skany faktur paliwowych, leasingowych i serwisowych; my przypisujemy je do pojazdu i okresu, sprawdzamy limity odliczeń i domykamy zapis w miesiącu, którego dotyczy operacja.
Jak wygląda miesiąc roboczy — przykład z praktyki
Weźmy spółkę z o.o. Z Warszawy: pięć osób na umowie o pracę, leasing dwóch aut, sprzedaż B2B z terminem 14 dni i kilkanaście faktur kosztowych miesięcznie. Proces w Bifin przebiega według stałego kalendarza.
Dzień 1–5 po zakończeniu miesiąca: klient wrzuca skany i pliki JPK lub PDF-y do współdzielonego folderu albo przesyła je mailem na dedykowany adres. Zespół sprawdza kompletność — brakujące numery NIP, nieczytelne skany, faktury bez daty dostawy — i odsyła listę braków w jednej wiadomości, zamiast dopytywać po kolei.
Dzień 6–12: dekretacja na plan kont uzgodniony przy starcie współpracy. Przychody idą na właściwe konta analityczne (np. Usługi IT vs. Odsprzedaż sprzętu), koszty stałe na konta stałe, a koszty pojazdów — z podziałem na część odliczalną i nieodliczalną. Równolegle księgowy uzgadnia salda rozrachunków: co klient wystawił, co wpłynęło na konto, co nadal wisi.
W tym samym oknie startują monity. System oznaczeń w ewidencji pokazuje faktury po terminie. Bifin wysyła pierwszą grzeczną prośbę o płatność w imieniu klienta (lub przygotowuje treść do wysyłki przez klienta — według ustaleń), potem drugie przypomnienie z krótkim zestawieniem. Status wraca do ewidencji: opłacone, częściowo, bez reakcji.
Miesięczne uzgodnienie nie jest „podsumowaniem na mailu". To domknięcie pętli: dokument → dekret → płatność lub monit → saldo zerowe albo świadomie otwarte z uzasadnieniem.
Dzień 13–18: lista płac. Na podstawie ewidencji czasu pracy i stałych składników wynagrodzenia powstaje lista, przelewy składek i zaliczek oraz pliki do ZUS. Klient dostaje do akceptacji zbiorcze zestawienie przed wysyłką deklaracji. Po akceptacji zamykamy okres płacowy i przechodzimy do JPK oraz deklaracji VAT, jeśli spółka jest czynnym podatnikiem.
Koniec cyklu: krótkie uzgodnienie miesięczne. Klient dostaje pack: saldo kasy/banku po stronie ksiąg vs. Wyciągi, listę otwartych należności i zobowiązań, informację o kosztach pojazdów w danym miesiącu oraz listę dokumentów, które nadal są w obiegu. To ten sam format co miesiąc — da się porównać luty z marcem bez tłumaczenia od zera.
Plan kont i przekazanie dokumentów na koniec roku
Plan kont u małego klienta nie musi być rozbudowany jak w holdingu. Musi być spójny. Przy uruchomieniu współpracy Bifin mapuje działalność na konta zespołu 4 i 7 (albo uproszczony układ w PKPiR), ustala analitykę pod raportowanie właściciela — np. Osobne konta na podwykonawców, marketing i media — i trzyma tę mapę przez cały rok. Zmiany w planie kont robimy świadomie, z datą i uzasadnieniem, żeby porównania okresów miały sens.
Na koniec roku proces nie zaczyna się w grudniu. Od listopada zbieramy dokumenty roczne: potwierdzenia sald od kontrahentów (gdy są potrzebne), zestawienie środków trwałych i umorzeń, ewidencję przebiegu za pełny rok, zaległe faktury „zalegające w skrzynce", korekty i noty. Klient dostaje checklistę z terminami wewnętrznymi Bifin — wcześniej niż urzędowy termin złożenia sprawozdania — żeby poprawki weszły jeszcze do ksiąg roku, którego dotyczą.
Przekazanie obejmuje: zamknięte okresy miesięczne, uzgodnione rozrachunki, zestawienie różnic kursowych jeśli występują, dokumentację płacową i kopie deklaracji. Jeśli klient zmienia biuro albo rozszerza zakres o audyt, pakiet jest ułożony tak, by kolejny księgowy lub biegły nie musiał odtwarzać roku z luźnych maili.
Jak zacząć współpracę z Bifin
Pierwszy krok to krótki formularz lub telefon do kancelarii w Warszawie. Potrzebujemy podstaw: forma prawna, czy jesteście podatnikiem VAT, liczba dokumentów sprzedażowych i kosztowych w typowym miesiącu, czy są samochody i ilu pracowników jest na liście płac. Na tej podstawie umawiamy rozmowę wprowadzającą — stacjonarnie lub online.
Po rozmowie przygotowujemy zakres prac i harmonogram obiegu dokumentów. Podpisujemy umowę, zakładamy kanał przekazywania plików i — jeśli przejmujemy księgi w trakcie roku — robimy protokół przejęcia z listą otwartych spraw poprzedniego biura. Od kolejnego pełnego miesiąca działa opisany wyżej cykl.
Kontakt: kancelaria księgowa Bifin, Warszawa — zapytania o obsługę małych firm przyjmujemy mailowo i telefonicznie w godzinach pracy biura. W treści wiadomości wystarczy napisać formę działalności, przybliżoną liczbę faktur miesięcznie i czy potrzebujecie także płac oraz ewidencji pojazdów. Oddzwaniamy z propozycją terminu rozmowy.
Key takeaways
- Bifin prowadzi małe firmy przez pełny miesiąc księgowy: od kompletacji dokumentów, przez dekretację i monity, po uzgodnienie sald i JPK.
- Ewidencja przebiegu, koszty pojazdów i podstawy płac są wpięte w ten sam kalendarz co faktury — nie jako osobne „akcje specjalne" pod koniec kwartału.
- Plan kont ustala się na starcie i trzyma konsekwentnie; zamknięcie roku opiera się na comiesięcznych domknięciach, nie na nadrabianiu zaległości w styczniu.
- Start współpracy: krótki opis firmy, rozmowa, zakres, protokół przejęcia i stały kanał dokumentów.